Tietosuojaseloste

Tämä on Yrityksen henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen tietosuojaseloste.

Laadittu 5.11.2018.
Viimeisin muutos 5.11.2018.

Hubik Oy toimii sekä henkilöiden että yritysten kanssa. Hubik Oy käsittelee henkilötietoja huolellisesti ja turvallisesti. Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan niitä menettelytapoja, joita sovelletaan Hubik Oy:n käsittelemiin henkilötotietoihin.

Tietosuojaseloste sisältää Hubik Oy:n asiakasrekisterin selosteen sekä asiakasrekisteriä koskevat muut tiedot. 

  • Asiakasrekisterin selosteessa kerrotaan Hubik Oy:n asiakkaiden ja sidosryhmien tietojenkäsittelystä.
  • Asiakasrekisterin muut tiedot sisältävät tietoja rekisteröidyn oikeuksista, evästeistä ja tietoturvasta.

Asiakasrekisterin seloste

1. Rekisterinpitäjä

Hubik Oy, Tarhiantie 26, 42700 Keuruu

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Jani Teppo, jani(at) hubik.fi, 050 574 7641.

3. Rekisterin nimi

Yrityksen asiakas-, markkinointi-, sidosryhmä- ja verkkopalvelun käyttäjärekisteri.

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on Hubik Oy:n asiakas-, asiointi- tai sidosryhmäsuhde tai muu asiallinen yhteys sekä suostumus tai toimeksianto. Tietojen käsittelyn tarkoituksena on toteuttaa Hubik Oy:n tarkoitukseen liittyvä verkkokauppalvelutoimintaa kuten asiakkaan tilaamien tuotteiden laskutus ja toimittaminen sekä mahdollinen viestintä ja markkinointi eri kanavissa.

Hubik Oy käyttää tietoja käsittelytehtävien teknisessä, kaupallisessa tai operatiivisessa toteuttamisessa Hubik Oy:n lukuun henkilötietolain 5 §:ssä tarkoitetulla tavalla toimivia alihankkijoita.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteri sisältää rekisteröidyn tarpeelliset yksilöintiedot sekä mut rekisterin käyttötarkoituksen kannalta tarpeelliset tiedot.

Rekisterissä käsitellään seuraavia tietoja:

  • Etunimi
  • Sukunimi
  • Osoite-, puhelinnumerot, sähköpostiosoite ja muut tarvittavat yhteystiedot (laskutus-, toimitusosoite)
  • Yrityksen nimi
  • Yrityksen y-tunnus
  • Käyttäjätunnus
  • Salasana (anonymoitu)
  • Asiakasryhmätieto
  • Tilaushistoria (tunniste, päivämäärä, tuoterivit, summa, vero)
  • Tilausten lisätiedot (maksutapa, toimitustapa, pankki, tilauksen paino, tuoterivit (tuoteID, nimike, määrä, kpl-hinta ja tilaustapahtumat (luotu, toimituksen ja maksun tila, mahdollinen tilaviesti))

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötiedot saadaan asiakkaalta tilausvaiheessa. Tietoja voidaan kerätä, tallettaa ja päivittää myös www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille, mutta niitä voidaan luovuttaa voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittavissa rajoissa. Tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin niin on sovittu asiakkaan kanssa. Tietoja ei luovuteta tai siirretä rekisterinpitäjän toimesta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle ilman erillistä lupaa.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti.

Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (oikeus tulla unohdetuksi). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).